Op Ed: Alisa De Gaspe Beaubien darüber, warum das Meeting-Management immer noch hinter der Reise zurückbleibt

Alisa de Gaspe Beaubien, Mitbegründerin und CEO von Groupize, äußert sich dazu, was nötig ist, um das Meeting-Management zu verbessern, und welche Vorteile sich daraus ergeben.

In vielen Unternehmen hat sich Geschäftsreisemanagement zu einer gut geregelten, technologiegestützten Disziplin entwickelt. Richtlinien sind kodifiziert. Die Integration mit Buchungstools, Spesenabrechnungssystemen und Plattformen zur Sorgfaltspflicht ist robust. Die Ausgaben sind transparent und weitgehend kontrolliert. Dennoch sind Meetings und Veranstaltungen – oft mit ähnlichen oder sogar höheren Budgets – in denselben Unternehmen nach wie vor bemerkenswert fragmentiert.

Diese Inkonsistenz zwischen Reise- und Meetingmanagement ist einer der hartnäckigsten Schwachpunkte bei der Ausgabenkontrolle in Unternehmen. Trotz der zunehmenden Dringlichkeit, das Problem anzugehen, finden Meetings immer noch zu oft reaktiv, dezentral und undokumentiert statt.

Unorganisierte Meetings bergen erhebliche Risiken – nicht nur für das Budget, sondern auch für den Ruf der Marke, die Sorgfaltspflicht und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Warnsignale treten oft erst dann auf, wenn etwas schiefgeht: eine nicht den Richtlinien entsprechende Wahl des Veranstaltungsortes, ein Compliance-Fehler oder verpasste Einsparungen aufgrund mangelnder Transparenz.

Leider handelt es sich bei diesen Szenarien nicht um Ausreißer, sondern um Symptome eines strukturellen Defizits in der Art und Weise, wie Unternehmen mit Meetings umgehen.

Der Druck steigt. Laut einer Umfrage von American Express Global Business Travel aus dem Jahr 2024 erwarteten mehr als die Hälfte der 519 Meeting-Experten in diesem Jahr steigende Kosten pro Teilnehmer für Incentive- und Sonderveranstaltungen. Fast ebenso viele erwarteten dasselbe für andere Arten interner und externer Meetings. Fast die Hälfte dieser Meetings wird voraussichtlich in Hotels stattfinden, viele davon an mehreren Standorten – ein Szenario, das sowohl die Komplexität als auch die Kosten erhöht.

Trotz dieser steigenden Anforderungen bleiben laut der GBT-Umfrage rund 50 Prozent der Meeting-Ausgaben unkontrolliert. Das bedeutet: Es gibt keine zentrale Aufsicht, keine konsequente Durchsetzung von Richtlinien und nur begrenzte Datengrundlagen für die Entscheidungsfindung. Es ist paradox: Unternehmen setzen verstärkt auf persönliche Treffen – und das zu einer Zeit, in der die Kosten und Risiken eines unstrukturierten Meetings so hoch sind wie nie zuvor.

Ein großer Teil der Herausforderung liegt in der Verantwortung. Meetings umfassen oft Abteilungen wie Marketing, Personalwesen, Vertrieb, Beschaffung und Reisebüros. Ohne eine zentrale, verantwortliche Partei verkümmern Prozesse schnell in Silos und Tabellenkalkulationen.

Auch die Technologie war bis vor Kurzem ein limitierender Faktor. Während das Reisemanagement von speziell entwickelten Buchungs- und Spesenplattformen profitiert, hinkt der Meeting-Bereich hinterher. Viele verlassen sich auf Ad-hoc-Workflows, manuelle Genehmigungen und unterschiedliche Tools.

Es gibt Anzeichen dafür, dass sich dies allmählich ändert. Spezielle Meeting-Management-Tools gewinnen zunehmend an Bedeutung und bieten umfassende Funktionalitäten, die von der Suche nach Veranstaltungsorten über die Durchsetzung von Richtlinien, Budgetierung, Teilnehmerkommunikation bis hin zur Nachberichterstattung reichen.

Es geht nicht darum, den menschlichen Faktor bei der Planung zu ersetzen. Es geht vielmehr darum, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Kontrollen in Arbeitsabläufe einzubetten und den Beteiligten die Transparenz zu geben, die sie für fundiertere Entscheidungen benötigen.

Organisationen, die diesen disziplinierteren Ansatz verfolgen, berichten von Vorteilen wie:

• Konsolidierte Transparenz der Meeting-Aktivitäten und -Ausgaben, einschließlich kleinerer und interner Zusammenkünfte
• Optimierte Genehmigungen reduzieren betrügerische Buchungen
• Integrierte Sorgfaltspflicht, die den Reiseschutz auf Tagungsteilnehmer ausweitet
• Engere Lieferantenabstimmung führt zu besseren Preisen und Konditionen
• Umsetzbare Berichte, die sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die strategische Planung unterstützen

Künstliche Intelligenz beschleunigt diesen Wandel. KI-gestützte Tools unterstützen Teams bereits dabei, Tagesordnungen automatisch zu erstellen, die Kommunikation mit den Teilnehmern zu personalisieren und potenzielle Compliance-Risiken zu erkennen. Dies ist nicht nur Automatisierung, sondern eine Erweiterung, die Planern mehr Kapazitäten für die strategische Planung gibt.

Für diejenigen, die gerade erst mit der Einführung von Meetings beginnen, muss die Transformation keine große Herausforderung sein. Tatsächlich beginnen die effektivsten Programme oft mit kleinen, gezielten Änderungen.

• Beginnen Sie damit, alle Meetings, unabhängig von ihrer Größe, in einem zentralen System zu protokollieren.
• Erstellen Sie einfache Workflows für Genehmigungen, Beschaffung und Budgetierung.
• Stimmen Sie Besprechungsdaten mit vorhandenen Reise- und Spesensystemen ab.
• Erstellen Sie eine Basisberichterstattung, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln kann.

Unternehmen, die Meetings und Reisen in einem gemeinsamen Rahmen organisieren, erzielen oft bessere Verhandlungen mit Lieferanten, eine stärkere Einhaltung von Richtlinien und ein reibungsloseres Teilnehmererlebnis. Wichtig ist, dass Manager auf Führungsebene Glaubwürdigkeit gewinnen und zeigen, dass Meetings kein chaotisches Kostenzentrum, sondern ein strategischer Hebel sind.

Gut organisierte Meetings sind mehr als nur ein Einzelposten. Sie beeinflussen die spätere Buchung von Flügen, Hotels und öffentlichen Verkehrsmitteln. Sie wirken sich auf Kundenbeziehungen, die Mitarbeitermoral und die Unternehmenskultur aus.

Werden sie nicht verwaltet, sind sie einer der größten ungenutzten Bereiche für Kostendämpfung, Risikominimierung und Erlebnisoptimierung.

Da Unternehmen weiterhin mit hybrider Arbeitswelt, globalem Wachstum und strengeren regulatorischen Rahmenbedingungen zu kämpfen haben, dürfen Meetings nicht in den Hintergrund treten. Die Tools, Daten und Rahmenbedingungen sind jetzt vorhanden, um Disziplin in diesen Bereich zu bringen, ohne Flexibilität oder Kreativität einzuschränken.

Die Organisationen, die diesen Wandel annehmen, werden nicht nur Meetings managen; sie werden sie zielgerichtet gestalten, präzise steuern und ihre Wirkung klar messen.

Das ist nicht nur gutes Programmmanagement. Es ist cleveres Geschäft.

Dieser Kommentar wurde in Zusammenarbeit mit dem aus Reisemanagern bestehenden Redaktionsausschuss von The Company Dime erstellt.