Aumento de produtividade: você consegue fazer seu trabalho de tempo integral em 6 horas?

A boa sensação de ter realizado muito e também de terminar as tarefas antes do prazo - é o que muitas pessoas sonham, especialmente em empregos de conhecimento clássico. Produtividade é a palavra-chave. Mas é realmente possível fazer um trabalho de tempo integral em menos horas de trabalho e assim ganhar pausas adicionais, por exemplo? Se sim, como funciona?

1. Compreendendo a produtividade

Qualquer pessoa que queira aumentar sua produtividade está basicamente no caminho certo. Porque o desejo desempenha um papel essencial quando se trata de trabalho produtivo. "Acredito que o cerne de tudo isso é a motivação", diz Sabine Rebholz, instrutora de gerenciamento de tempo e auto-organização. No entanto, isso não significa que todos só podem ser produtivos no emprego dos seus sonhos. "Você pode encontrar algo motivador em quase tudo se você se esforçar", Rebholz está convencido.

A motivação pode ter diferentes faces. Pode vir de dentro (intrínseca, relacionada à tarefa) ou de fora (extrínseca, por exemplo, por meio do salário). "Se não estou tensa o suficiente, por exemplo porque o objetivo do trabalho não é interessante, isso é tão abaixo do ideal quanto muita tensão", diz Mariella Zippert. O psicólogo ocupacional da Associação Profissional de Psicólogos Alemães trabalha, entre outras coisas, em consultoria organizacional e desenvolvimento de equipes e liderança. Ela sabe que isso depende da combinação certa de motivação e bons fatores de trabalho. Mas não apenas a vontade, mas também a capacidade desempenham um papel importante.

Se você receber tarefas que correspondam aos seus pontos fortes, isso o tornará eficiente e produtivo, diz Sabine Rebholz. "Isso significa, inversamente, que com os trabalhadores intelectuais, você tem que olhar para os resultados do trabalho deles e não para a duração da presença deles", diz o treinador. Trabalhadores cerebrais, também chamados de trabalhadores do conhecimento, são pessoas que não são pagas por seu trabalho físico e habilidades manuais, mas pela aplicação de seus conhecimentos adquiridos.

2. Identifique os desperdiçadores de tempo

"As duas maiores causas de interrupção são a própria distração e a procrastinação", diz Sabine Rebholz. Mas o que exatamente nos distrai? Há muitas respostas para isso. Uma das coisas mais comuns que Rebholz ouve em seus cursos: reuniões. É por isso que ela diz que há muita coisa errada com a cultura das reuniões. Há muitas reuniões, muito improdutivas e, às vezes, completamente desnecessárias.

O especialista vê outros fatores disruptivos, como colegas conversando, e-mails inundando a caixa de entrada ou muitas ferramentas de TI que são usadas como mensageiros e planejadores e cujas funções muitas vezes não são suficientemente explicadas aos funcionários. "Muitas pessoas não sabem como lidar com isso, e isso tem um impacto negativo na produtividade", diz Rebholz.

Também problemático: prioridades erradas ou inexistentes. "Muitas vezes fazemos tarefas sem importância primeiro porque isso nos dá um pequeno aumento de serotonina em vez de nos concentrarmos nas questões importantes", diz Rebholz.

Mariella Zippert cita outros desperdiçadores de tempo bem conhecidos: mídias sociais e smartphones. Mas viagens muito longas, tanto física quanto psicologicamente, costumam ser um problema. Segundo a psicóloga, longas distâncias de viagem, longos processos de tomada de decisão e responsabilidades pouco claras inibem a motivação dos funcionários.

3. Afie seu foco interno

Se você quer se tornar mais produtivo, a melhor coisa a fazer é começar por você mesmo. "Primeiramente, trata-se de seus próprios padrões e foco interno", diz Zippert. Ela aconselha definir prioridades e metas para seus dias de trabalho e ter clareza sobre suas próprias tarefas. Isso também inclui distanciar-se de tópicos pelos quais não é responsável.

Uma estrutura de tempo fixa pode proteger contra distrações desnecessárias. "Estruture seu dia de trabalho, se possível, em partes comunicativas e períodos de silêncio para trabalho concentrado. Para isso, você deve planejar intervalos de tempo que sejam idealmente também visíveis para os colegas, por exemplo, por meio de um calendário compartilhado", aconselha Zippert.

Sabine Rebholz também recomenda focar primeiro na própria atitude e opções de ação, "para distinguir onde tenho influência e controle, e onde tenho apenas interesse". Existe uma pauta para a próxima reunião? E eu realmente tenho que estar lá? "Você pode resolver muitas coisas sozinho e não precisa esperar instruções dos seus superiores", diz Rebholz.

4. Teste impulsionadores de produtividade

Existem muitas abordagens diferentes que podem aumentar sua produtividade. Por exemplo, o "método Comer o Sapo", no qual tarefas impopulares são colocadas no início do dia de trabalho. "Recomendo que você escolha um dia da semana em que passe uma hora e meia pela manhã fazendo essas tarefas, engolindo a pílula amarga, por assim dizer", diz Rebholz.

Basicamente, é importante que haja tempo para trabalho concentrado, bem como para troca, escalada e crises. Rebholz recomenda trabalhar com um relógio para pessoas particularmente impulsivas. "Defina um alarme para cerca de 15 minutos. Bloqueie todas as distrações, como pop-ups, banners ou o telefone, e concentre-se em um tópico. Então você verá o quanto pode fazer em pouco tempo."

Essas fases de concentração podem ser incorporadas várias vezes ao longo do dia. Você deve garantir que seus colegas estejam informados e não se tornem novos fatores de interrupção. O treinador também aconselha não alternar entre diferentes contextos. "Caso contrário, muitos buracos improdutivos aparecerão."